Ingenieria

Las 3 principales causas de fracaso de un proyecto y como evitarlas

El post de hoy nos viene de la mano de OBS Project Management Blog. Online Business School, fundada en el año 2007, es la primera escuela de negocios 100% online en España. Creada conjuntamente por la Universidad de Barcelona y EAE Business School.

En el post nos hablan de las principales causas de fracaso de un proyecto, por supuesto, también aplicado a proyectos de construcción y que, como yo, seguramente más de uno de vosotros habréis sufrido en vuestros proyectos:

  • Inadecuada gestión del tiempo
  • Inadecuada gestión del riesgo
  • Inexistencia de un plan de comunicación

 

 

 

Tres de las principales causas del fracaso de un proyecto son: Una inadecuada gestión del tiempo, del riesgo o la inexistencia de un plan de comunicación. Las consecuencias de una insuficiente gestión en cualquiera de estas tres áreas desencadena consecuencias negativas relacionadas con entregas fuera de plazo, problemas con la aceptación del cliente debidos a cuestiones de calidad o necesidad de una inversión extra en recursos que termina excediendo el presupuesto estimado a la hora  determinar el alcance de proyecto.

El PMBOKexplica los métodos más efectivos para poner solución a estas tres causas frecuentes del fracaso de un proyecto. Sin importar que tipo de proyecto, ni durante que etapa esté, debes ponerlas en uso.

Evitar la principal causa de fracaso de un proyecto: Mejorar la gestión del tiempo

Planificación y control son las claves para gestionar con éxito los plazos de un proyecto. Además, si se siguen las recomendaciones del PMBOK, resulta muy beneficioso:

  • Definir las actividades y tareas en que se descompone el proyecto, previendo su duración estimada.
  • Establecer las relaciones e interdependencias que puedan existir entre ellas, invirtiendo el tiempo que sea necesario en el establecimiento de prioridades.
  • Hacer una buena previsión de las necesidades que optimice la asignación de recursos a cada actividad.
  • Apoyarse en un cronograma para representar visualmente el progreso de proyecto.
  • Establecer indicadores que permitan monitorizar la evolución de cada actividad en función de lo planeado.

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Además, puede resultar interesante la incorporación de algún tipo de software o llevar a cabo la planificación y cálculos en base a metodologías de gestión de proyectos como el Método de la Cadena Crítica, el Diagrama de Gantt o Pert/CPM.

La gestión de riesgo para evitar otra de las causas de fracaso de un proyecto

Para gestionar el riesgo de un proyecto es necesario un plan. Para elaborarlo hace falta conocer:

  • Cuáles son los riesgos a que el proyecto se enfrenta y cuál es su relevancia.
  • Cómo se reportarán y evaluarán las contingencias.
  • Con qué frecuencia se llevarán a cabo las reuniones para mantener el control sobre el riesgo.
  • Qué roles quedarán implicados directamente en la gestión del riesgo de proyecto.
  • Cuál es la tolerancia al riesgo.

De esta forma se puede determinar:

  • Qué análisis será necesario llevar a cabo y en qué condiciones.
  • Qué coste implica la gestión del riesgo.
  • Cuáles son los planes de contingencia aplicables.
  • Quiénes son los responsables de tomar acción y de decidir.
  • Cuáles son las categorías de riesgo a que hay que enfrentarse, cuál es su probabilidad y cuál su impacto.

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Una vez se cuenta con toda esta información, se puede elaborar un plan eficiente donde se especifique todo lo relativo a:

  1. Identificación del riesgo.
  2. Ejecución de un análisis cualitativo de riesgos.
  3. Ejecución de un análisis cuantitativo de riesgos.
  4. Desarrollo de soluciones ante los riesgos y acciones para el aprovechamiento de oportunidades.
  5. Monitorización y control de riesgos.
  6. Aplicación de ajustes.
  7. Actualización del plan de riesgos.

Minimizando las causas de fracaso de proyectos con un buen plan de comunicación

Por último, hay que concentrar los esfuerzos en un buen plan e comunicación, que termine de reducir las posibilidades de aparición de alguna de las causas más frecuentes de fracaso de un proyecto. De forma previa a su elaboración es importante recabar la información necesaria acerca de:

  • Identificación de los grupos de interés.
  • Análisis de los grupos de interés para la elaboración de una estrategia.
  • Establecimiento de los canales de comunicación.
  • Métodos de comunicación aplicables en cada caso (interactiva, push o pull).
  • Creación del plan de comunicación.

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En la confección del plan de comunicaciones de un proyecto es necesario poder responder a las siguientes cuestiones, que determinarán su eficiencia:

1. Tipo de comunicación: reunión de inicio de proyecto, meeting de asignación de responsabilidades y roles, project kick off, informes de estado o reuniones de equipo.

2. Destinatario del mensaje: grupos de interés, todo el equipo de proyecto, los miembros de un equipo o individuos aislados.

3. Objetivo de la comunicación: recogida de información, distribución de roles, fortalecimiento de las relaciones, actualización, revisión o información.

4. Frecuencia: momentos puntuales, al final de cada fase, al inicio de cada actividad o periódicamente.

5. Forma de comunicación: (oral o escrita) reunión conjunta, reunión individual, reunión telemática, foro o chat a través de herramienta de trabajo compartida.

Siguiendo estas recomendaciones y observando de forma sistemática las mesuras propuestas es posible aumentar notablemente las probabilidades de éxito de un proyecto y, en todo caso, mejorar la eficiencia en su gestión.

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